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採択後の手続き——実績報告まで気を抜かない

行政書士 山本利安（兵庫県加古川市）

「採択されました！」——この報告をいただく瞬間は、わたしにとってもいちばんうれしい場面です。ただ、そのときに必ず添える一言があります。「おめでとうございます。ここから後半戦です」。

補助金は、採択がゴールではありません。むしろ、お金が実際に入ってくるかどうかは、採択後の手続きをきちんと走り切れるかにかかっています。この記事では、採択後に何が待っているのか、全体像を先にお見せします。

採択後の流れ——入金までは、まだ数段階ある

制度によって細部は異なりますが、おおまかな流れは共通しています。

• ①採択通知——事業計画が選ばれた段階。まだ発注はできないのが原則です
• ②交付申請——経費の内訳を確定させて申請します
• ③交付決定——ここで初めて、発注のゴーサインが出ます
• ④事業の実施——発注・納品・支払い。定められた事業期間内に完了させます
• ⑤実績報告——何にいくら使い、何をしたかを証拠書類とともに報告します
• ⑥確定検査・金額の確定——報告内容が審査され、補助額が確定します
• ⑦入金——確定後に振り込まれます。原則は後払いです

さらに制度によっては、入金のあとも数年間、事業化の状況や収益の報告が求められる場合があります。「もらって終わり」ではなく、数年単位の付き合いになると考えておくのが実態に近いです。

実績報告——ここがいちばんの山場

採択後の手続きの中で、いちばん手がかかるのが実績報告です。事業計画どおりに実施したことを、書類で証明する工程です。求められる書類は制度により異なりますが、たとえば次のようなものです。

• 見積書・相見積もり——適正な価格で調達したことの証拠
• 発注書・契約書——交付決定後に発注したことの証拠
• 納品書・検収の記録——モノが実際に納品されたことの証拠
• 請求書・振込の記録——実際に支払ったことの証拠。現金払いが認められない場合があります
• 現物の写真——設備の設置状況、型番のわかる写真など

お気づきでしょうか。これらは「あとから頑張って作る」ものではなく、事業を進めるその時々で発生する書類です。つまり、実績報告の成否は、報告書を書く腕前ではなく、実施中の書類管理で決まるということです。

気を抜くと起きること

実施中の管理が甘いと、こんなことが起こり得ます。

• 振込記録が見つからず、その経費が補助対象から外れてしまう
• 納品が事業期間に間に合わず、対象外になってしまう
• 計画と違う機種に変えていたことが報告段階で判明し、手続きのやり直しになる
• 報告の締切に間に合わない

せっかく採択された計画でも、報告で証明できなければ、補助額が減ることや、受け取れないことがあり得ます。逆に言えば、書類さえ揃っていれば、実績報告は怖くありません。

今日からできる備え——「補助金ファイル」を一冊作る

わたしがお客様におすすめしているのは、単純な方法です。採択が決まったら、その事業専用のファイル（紙でも、共有フォルダでも）を一冊作り、発生した書類をその日のうちに放り込む。それだけです。

• 書類は「見積→発注→納品→請求→支払」の時系列で綴じる
• 写真は撮った日付がわかる形で保存する
• 締切（交付申請・事業完了・実績報告）をカレンダーに登録し、社内の担当者と共有する
• 計画を変えたくなったら、変える前に事務局・支援者に相談する

なお、関係書類は事業終了後も一定期間の保管が求められる場合があります。保管年限は制度により異なりますので、公募要領や交付規程でご確認ください。

もうひとつ、入金後の注意も添えておきます。補助金で取得した設備には、一定期間、勝手に売却・廃棄・転用できない「処分制限」がかかる場合があります。使わなくなったからと独断で手放すと、補助金の返還を求められることがあり得ます。設備の処分や用途変更を考えるときは、その前に事務局へ相談する。「決める前に確認」の原則は、入金のあとまで続くとお考えください。

まとめ

補助金は、採択された計画を、決められた期間内に、決められた手続きで実行し、書類で証明できて初めてお金になります。山場は実績報告、勝負は実施中の書類管理です。

手続きの細部は制度や年度により変わります。最新は公式の公募要領でご確認いただくとして、「採択されたけれど、この先の段取りが不安」という段階でのご相談も歓迎です。後半戦こそ、伴走者の出番だと思っています。